MEのHigeさんのためになる話

4児のパパ臨床工学技士が綴るお役立ち情報、初心者向けMicrosoftAccessについて

第7回 臨床工学技士(ビジネスマンの方も)のためのAccess講座 レポートを知る


【誰でもできる!】Access講座 第7回 レポートを知る (動画からも学べます)

 この記事の前に読みたい

www.me-hige.com

 

Microsoft Accessにはレポートという機能があります

データベースの情報を紙に印刷する機能です

紙に印刷するための機能なので、パソコンにプリンタードライバーがインストールされていない状態だと使えません

 

「今はペーパーレスの時代だぜ!紙はいらないぜ!」という方は使わない機能かもしれません。。。

 

私の職場界隈ではペーパーレスとはまだ未来の話で、紙での出力機能は必須となっています

では、第6回 臨床工学技士(ビジネスマンの方も)のためのAccess講座で登場した「よろずや」が一日の売上伝票を作ることを想定して説明していきます

 

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 ツールバー「作成」→「レポートデザイン」をクリック

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レポートをデザインビューで起動します

 

次にレポートのレコードソースを設定します

手順はフォームの時と同様です

まずレポートの左上の「■」マークをダブルクリックすると

レポートのプロパティシートが表示されます

「データ」タブを選択し

「レコードソース」をQ-伝票にします

 

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このレポートは日付ごとで1枚の売上伝票としたいので

日付でグループ分けをしていきます

ツールバーの「デザイン」→「グループ化と並べ替え」をクリックするとレポートの下側に「グループの追加」「並べ替えの追加」が表示されます

今回は「グループの追加」を選択します

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グループ化するフィールドを選択します

今回は「日にち」を選択します

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集計期間は「日」を選択します

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矢印のところの「×」印をクリックしてグループ化ウインドウを閉じます

(間違えて少し下の×をクリックするとグループ化が消えるので注意!)

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レポートデザインウインドウに「日にちヘッダー」が追加されました

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既存フィールドの追加をクリックしフィールドリストを表示します

「日にち」「アイテム名」「値段」をレポートへドラッグ&ドロップします

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詳細にある「日にち」「アイテム名」「値段」のラベルを「切り取り」を行い

日にちヘッダーに貼り付けます

場所は何となくでいいです

 

次にラベルとテキストボックスの位置関係を修正します

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「日にち」ラベルと「日にち」テキストボックスをまとめて選択し

ツールバー「配置」→「配置」→「左(L)」を選択すると。。。

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テキストボックスの高さを調整します

「日にち」と「値段」に合わせたいと思います

「サイズ間隔」→「低いコントロールに合わせる」をクリックすると

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 それぞれ位置関係、大きさがいい感じになりました

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日にちヘッダーとページフッターの下端を上にドラッグ&ドロップします

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こうなります

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ツールバー「デザイン」からラベルを選びます(「Aa」と表示してるもの)

 

ページヘッダー部分に

「よろずや

売上伝票」

と入力

 

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再度「既存のフィールドの追加」を選び「日にち」をページヘッダーの右上に配置します

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余白を整えます

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アイテム名がQ-伝票のフィールドリストの「アイテム名」がリストボックスになっているので、詳細のアイテム名を右クリックし

「コントロールの種類と変更」→「テキストボックス」を選択します

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名前を付けて保存します

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ナビゲーションウインドウの「R-レポート」を「右クリック」「印刷プレビュー」を選択すると売上伝票のプレビューが表示されます

 

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せっかくなので、売り上げの合計も表示します

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ページフッターにテキストボックスを配置します

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一緒に配置されたラベルに「合計」と入力します

 

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テキストボックスをダブルクリックしプロパティシートを表示します

コントロールソースの「・・・」をクリックし式ビルダーを起動

 

式ビルダーに「=sum(」と入力(関数入力予測がでるので選択して良い)

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式の要素から「Reports」→「読み込まれたレポート」→R-伝票

式のカテゴリから「値段」

式の値から「<値>」を選択しまて

「)」カッコを閉じて

「OK」クリック

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再度R-伝票を印刷プレビューをひらくと

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あれ?エラー・・・

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デザインビューに切り替えて、「グループ化と並べ替え」をクリック

「集計」をクリックし

集計「値段」

種類「合計」

☑グループフッターに小計を表示

にします

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日にちフッターの一番上に線を引いておきます

あとページフッターの合計はもういらないので

削除しておきます

 

再度印刷プレビューを表示すると・・・」

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それっぽい伝票ができました

 

今回は以上です